Grip op je tijd / Timemanagement 2

Deze serie blogposts is geschreven door Noeky Karreman. Noeky is zelfstandig ondernemersadviseur voor kleine ondernemingen en zzp-ers. Zij biedt advies en praktische ondersteuning bij verschillende onderdelen van hun onderneming. Haar artikelen in deze serie gaan over timemanagement. Hoe krijg je inzicht in je dagindeling, hoe creeer je structuur en hoe maak je een goede planning. In het tweede deel “Goede structuur als basis” laat ze zien hoe je meer structuur krijgt.

Goede structuur als basis

Vorige keer beschreef ik hoe je erachter komt waar jouw knelpunt met betrekking tot tijd zit. Als je dat eenmaal bepaald hebt, kun je beginnen met het aanbrengen van meer structuur in je tijdsbesteding. Naast een goede week- en dagplanning (dat komt later aan bod), zijn er een drietal punten die de basis voor een effectieve tijdsbesteding vormen.

Vaste werkdagen en -tijden

Probeer (indien mogelijk) zoveel mogelijk vaste werkdagen en -tijden aan te houden. Het klinkt als een open deur, maar het is soms erg verleidelijk om je werk uit te spreiden over meerdere dagen. Terwijl hetzelfde werk ook in bijvoorbeeld drie dagen zou kunnen. Vaste dagen en tijden geven rust en vrijheid. Een vrije middag of dag is ook echt vrije tijd. Een beloning aan jezelf, omdat je zo efficiënt werkt. Bovendien kost een vast werkritme minder energie. Je hoeft niet steeds om te schakelen tussen werk en privé, waardoor je productiever werkt. En anders hou je het niet vol, want druk zal het altijd blijven.

Documenten binnen handbereik

Zorg dat je jouw documenten snel kunt vinden. Archiveer je Inbox op onderwerp en sleep je mails daar naartoe. Gebruik in je mailprogramma (bijv. Outlook) dezelfde categorieën als in je zakelijke Word- en Excelmappen. Gebruik duidelijke namen zoals ‘Bestellingen’, ‘Administratie’, ‘Leveranciers’ (en daaronder een indeling per leveranciernaam). En vergeet je Send-items niet te archiveren (kunnen ook in diezelfde categorie). Juist in die mails staan je afspraken, bevestigingen aan klanten en leveranciers! Een aantal voorbeelden van indelingen op categorie vind je op mijn blog: http://www.karreman010.nl/blog/?p=78

Heb je meerdere mailadressen, laat ze dan in één programma binnenkomen in plaats van verschillende mailboxen te moeten openen. In mijn Outlook komen bijvoorbeeld vier verschillende mailboxen binnen, in vier verschillende mappen. Zo kun je mail over hetzelfde onderwerp, maar die via een ander mailadres binnenkomt, toch in dezelfde map archiveren.

Lees mail op vaste momenten

Een inkopper, maar het is en blijft een enorme verstoorder in je dagelijkse ritme. Check op vaste momenten per dag je mail. De algemene regel luidt ‘3x per dag’: ’s morgens als je begint, rond de lunch en aan het einde van de dag. Rond 16 uur bijvoorbeeld, dan heb je ook nog tijd om kleine acties meteen af te handelen. Probeer de tijden die je kiest af te stemmen met het werk dat je doet. Als er ’s middags nog bestellingen de deur uit moeten, is 16 uur waarschijnlijk te laat.

Trouwens, nog een tip wat betreft bestellingen: zorg ervoor dat je iets ‘extra’s’ naar je klant kunt doen. Zet op je site bijvoorbeeld ‘Levertijd 5 werkdagen’, terwijl je altijd binnen 3 dagen kunt leveren. De klant voelt dit als cadeautje, elke keer weer!

Maar dat even terzijde. Wellicht is het voor jou niet echt werkbaar om je mail niet continu in de gaten te houden. Feit is wel dat je je dan continu laat storen door eventuele bestellingen, maar het kan ook een nieuwsbrief zijn waar je op geabonneerd bent, spam of iets anders onbelangrijks waardoor je uit je concentratie wordt gehaald. Gebruik dan voor je bestellingen een apart mailadres (bijvoorbeeld order@….), of zorg ervoor dat bestellingen meteen in een aparte map binnenkomen. Dit kan bijvoorbeeld met het aanmaken van  een ‘regel’ in Outlook. Ook nieuwsbrieven kun je op die manier in een aparte map binnen laten komen.

Nu begint je werkweek al een vaste vorm te krijgen: vaste werkdagen en momenten voor je mail, je documenten snel vindbaar. Dat vormt al een goede basis voor een effectief geplande werkweek. Volgende keer lees je daar meer over.

Bedankt Noeky voor je bijdrage en je tips. 

avatar

About Gast

MamaMarketing laat ook regelmatig anderen aan het woord, die een leuke, interessante en vooral informatieve bijdrage doen. Wil jij ook graag een bijdrage leveren aan MamaMarketing en heb jij iets te vertellen of te delen, wat interessant is voor onze doelgroep, neem dan vooral contact op met ons: dana [at] mamamarketing.nl

, , , ,

2 reactie bij Grip op je tijd / Timemanagement 2

  1. avatar
    Hanneke 15 december 2011 bij 15:32 #

    Je kunt ook je verzonden items voor een gedeelte automatisch archiveren, door het aanmaken van een regel in Outlook.
    Ik vind mijn @afwachten-map heel handig voor het bijhouden van zaken waarvoor ik een reactie van anderen nodig heb.

  2. avatar
    Monique Rhuggenaath 31 oktober 2011 bij 02:41 #

    Goede reeks artikelen!
    Ik heb er echt wat aan, ik ga een aantal tips deze week uitproberen!

    Monique

Geef een reactie