Grip op je tijd / Timemanagement 3

Deze serie blogposts is geschreven door Noeky Karreman. Noeky is zelfstandig ondernemersadviseur voor kleine ondernemingen en zzp-ers. Zij biedt advies en praktische ondersteuning bij verschillende onderdelen van hun onderneming. Haar artikelen in deze serie gaan over timemanagement. Hoe krijg je inzicht in je dagindeling, hoe creeer je structuur en hoe maak je een goede planning. In haar derde deel “Een werkbare week- en dagplanning” laat ze zien hoe je de stap maakt van meer structuur naar een strakke planning.

Een werkbare week- en dagplanning (1)

Nu je weet hoe je je werktijd effectiever kunt besteden, is het tijd om al je taken zo te structureren dat er een werkbaar overzicht van je week ontstaat: een planning. Maar is dat wel nuttig, een planning, en hoe doe je dat dan?

Het nut van een planning

Wellicht denk je ‘Ik heb het al druk genoeg, aan het maken van een planning kom ik echt niet toe’. Het gevolg? Als je werkt zonder planning, vliegt de dag om met kleine, relatief onbelangrijke werkzaamheden. Aan het einde van de dag ontdek je dat je geen ruimte meer hebt voor die grote taak die je je voorgenomen had om te doen. Je bent bezig kleine brandjes te blussen, en laat je leiden door de waan van alledag. 

Plan je keien

Beter is om proactief te plannen. Dat werkt als volgt: plan allereerst je keien, en daar om heen je kiezels en los zand. Keien zijn activiteiten waar je eigenlijk dagelijks mee bezig bent, en die je ook als andere acties urgent zijn zou blijven doen: bestellingen afhandelen, nieuwe producten ontwikkelen voor in je webshop. Kiezels zijn belangrijke, maar kleinere activiteiten van tien tot vijftien minuten. Een paar dagen laten liggen kan, maar het geeft problemen als je ze niet zou doen. Denk aan het updaten van je blog of een bestelling plaatsen bij een leverancier. Los zand zijn activiteiten van 1 tot vijf minuten die wat minder van belang zijn, en soms zelfs een keertje kunnen blijven liggen. Naar een netwerkavond gaan bijvoorbeeld, of je mail archiveren.

Al je activiteiten plannen!

Maak van je keien aan het einde van de week een globale planning voor volgende week. Pas deze aan het begin van de week aan op basis van acties die ‘s ochtends uit de mail komen. Plan daar omheen je kiezels en los zand. Laat altijd minimaal 20% van je tijd vrij als uitloop: je zult merken dat je vaak te krap plant en deze tijd hard nodig zult hebben.

Plan de activiteiten voor je eigen onderneming ook in: je blog updaten, nadenken over een nieuwe webshop-aanbieding,  administratie, inspiratie opdoen. Plan deze activiteiten zoveel mogelijk op dezelfde dag en tijd. Hierdoor ontstaat routine, waardoor het minder tijd kost en jouw planning steeds dezelfde, voor jouw prettige vorm heeft. En, niet te vergeten, plan ook je vrije tijd: wat drinken met een vriendin, sporten, tijd voor jezelf.

Een dergelijke planning kun je goed in een grote bureau-agenda maken, waar alle werkdagen in kolommen over twee pagina’s zijn verdeeld. Ik werk zelf altijd met die van de Hema, die ziet er nog leuk uit ook. Daar staan de uren al in voorgeprint, heel praktisch.

Je weekplanning staat al aardig in de steigers: je weet hoe je je keien moet plannen en dat je je eigen activiteiten niet moet vergeten. Volgende keer nog een aantal laatste tips om je planning optimaal te maken.

avatar

About Gast

MamaMarketing laat ook regelmatig anderen aan het woord, die een leuke, interessante en vooral informatieve bijdrage doen. Wil jij ook graag een bijdrage leveren aan MamaMarketing en heb jij iets te vertellen of te delen, wat interessant is voor onze doelgroep, neem dan vooral contact op met ons: dana [at] mamamarketing.nl

, , , , , ,

Nog geen reacties

Geef een reactie