Win-win? Heldere afspraken maken! (met gratis Checklist Samenwerkingsovereenkomsten)

Samenwerken met tijdschriften, blogs, online magazines?
Wij zijn daar, als MamaMarketeers, groot fan van.
Waarom?
Omdat het een prachtige co-productie op kan leveren waar beide partijen profijt van hebben.
Gratis publiciteit in ruil voor originele content?
Win-win, wat mij betreft.

Ik heb dan ook vooral goede ervaringen met dit soort samenwerkingen: een mooie binnenkijker in mijn studio in 101 Woonideeën, een interview in Flair, een serie blogs voor Kek Mama, een brief aan mijn meisjes in Groter Groeien…. Stuk voor stuk projecten waarin ik op een leuke manier samen heb gewerkt met enthousiaste en betrokken redacteuren.

Maar soms gaat het mis.
Tweeëneenhalf jaar geleden stond ik juichend op een winderig station Hoofddorp.
Ik had zojuist, als mede-eigenaar van Homemade Happiness, samen met een bevriend styliste een geweldig leuk idee voor een serie kinderfeestproducties gepresenteerd aan de redactie van een mooi mamablad – en zij waren enthousiast.

Blij was ik.
Ik ging met veel plezier op zoek naar bloggers om mee samen te werken.
Hun ideeën en teksten zouden, mooi gefotografeerd en met een verwijzing naar hun blog, vermeld worden in het blad.
Mooie publiciteit én meer bezoekers op hun blog in ruil voor bijzondere knutsel- en trakatatie-ideeën?
Ik zei het al: win-win.

Twee jaar, tientallen telefoongesprekken, 503 Mailtjes en líters bloed, zweet en tranen later ben ik niet meer blij.
In die twee jaar hebben we eindeloos overlegd, veranderd, aangepast en gecorrigeerd.
Met als gevolg vier kinderfeestproducties waar volgens mij niemand echt blij mee is.
Want er ging heel wat mis.
Het ergst van al: de ideeën van de bloggers zijn WEL gebruikt, maar hun namen en blogs NIET genoemd.

Wat er precies mis ging is na tweeëneenhalf jaar lastig te achterhalen – en dat hoeft ook helemaal niet.
Want het belangrijkste wat er mis ging is: wij hebben geen duidelijke afspraken gemaakt.
Hier steek ik mijn hand graag in eigen boezem.
Ik was de contactpersoon tussen de bloggers en het blad en ik heb verzuimd om de afspraken helder vast te leggen.

De communicatie met de redactie was in handen van mijn teamgenoot.
Zij heeft, consciëntieus en tot 15 keer toe, een conceptvoorstel geschreven, aangepast en toegestuurd.
Op het vijftiende voorstel hebben we een go gekregen.
Heel naïef misschien, maar ik was zo blij met de klus en had er zo’n zin in, dat ik dat destijds voor lief nam.
Ik ging ervan uit dat het wel goed zo komen: we waren toch allemaal enthousiast?

Door zo te denken heb ik nu, twee jaar na dato, nergens een ondertekend, geaccordeerd of anderszins definitief gemaakt document waar ik op terug kan grijpen.
Niet handig, want inmiddels is er een flinke discussie losgebarsten over dit soort samenwerkingen tussen bladen, bloggers en merken – het zou fijn zijn als ik even terug had kunnen lezen wat we nu precies hadden afgesproken.
Helaas.

Ik geloof niet dat er kwade opzet in het spel is.
Er is volgens mij vooral sprake van een ellenlange serie misverstanden.
En dat had, met iets meer moeite, voorkomen kunnen worden.

De wijze les van dit hoofdpijnproject?
Dat je, hoe leuk ook het idee, en hoe graag je het ook wil doen, je altijd een samenwerkingsovereenkomst moet opstellen.
Niet om je in te dekken, maar om er voor te zorgen dat er een definitief document is waar iedereen akkoord op heeft gegeven.
Zodat je, desnoods twee jaar na datum, nog kunt zien wat je destijds ook alweer had afgesproken.

Hoe je goed samenwerkt met bladen licht juriste Charlotte Meindersma van Charlottes Law, hierna toe.
Samen maakten we bovendien een handige checklist waarmee jij heldere en duidelijke afspraken kunt maken met degenen met wie je samenwerkt.
Want met goede en heldere afspraken kunnen:
– bloggers/merken/webwinkels gebruik maken van het nog steeds grote bereik van papieren bladen
– papieren bladen gebruik maken van de ideeën en het steeds grotere bereik van bloggers/merken/webwinkels.

Nogmaals: win-win 🙂

——————————————————————————————-

Jurist Charlotte Meindersma over

samenwerken, afspraken maken en naamsvermelding

Of je nu met iemand gaat samenwerken voor een mooi project, gastblogs gaat schrijven voor een bevriende blogger of meewerkt aan een artikel in een tijdschrift voor wat free publicity, per saldo komt het allemaal neer op het maken van duidelijke afspraken.

Problemen ontstaan namelijk juist door gebreken in deze afspraken.
Je vertrouwt elkaar, maar dat is lang niet voldoende.

Wat kan er mis gaan? Heel wat:

  • Jullie denken op één lijn te zitten en hetzelfde doel te hebben, maar jullie hebben beide een eigen belang.
  • Door de verschillende vertrekpunten kan het zijn dat jullie nooit werkelijk op één lijn hebben gezeten.
  • Iemand blijkt dit zich meer toe te eigenen dan jij dacht dat jullie afgesproken hadden
  • Jullie hebben elkaar, zonder dat vooraf te weten, verkeerd begrepen.
  • Ideeën in de loop der tijd wat veranderd en is niet duidelijk geworden hoe afspraken mee moesten veranderen.
  • Je gaat zo uit van je eigen kennis, dat je bepaalde zaken vergeet te bespreken, omdat ze voor jou zelf zo vanzelfsprekend zijn.

Hoe maak je goede afspraken?

Hoe beter je het wilt regelen, hoe secuurder je te werk zult moeten gaan.
Als dit voor jou geen routine is, kan het veel tijd kosten.
Daarom geef ik een aantal mogelijkheden die gaan van weinig tijd en moeite, maar wat meer risico tot wellicht iets meer tijd en energie en documenten, maar met zo min mogelijk risico.

1. een samenvatting maken en akkoord vragen

De simpelste oplossing is om na gesprekken en onderhandelingen alles nog eens duidelijk en samenvattend op papier te zetten en aan de ander te overleggen. Die kan nog controleren of het allemaal klopt en akkoord geven.

Zo’n samenvatting gaat er wel van uit dat alles al besproken is en er dus geen onduidelijkheden of vraagtekens over blijven.
Jammergenoeg is het juist vaak zo dat bij een bespreking alleen de leukste, belangrijkste of meest voor de hand liggende zaken worden besproken, terwijl achteraf, wanneer het mis is gegaan, ook andere zaken belangrijk bleken.

2. van te voren op papier zetten wat je graag af zou willen spreken en akkoord vragen

Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan onderstaande vragen:

  • Is naamsvermelding van belang?
  • Moet je als auteur van het artikel genoemd worden? Is jouw naam onderaan het artikel genoeg of moet de URL erbij? Of wil je juist liever dat je naam (en URL) midden in de tekst geplaatst worden?
  • Als het online is, moet de link dan achter een bepaald woord zitten? Hoe vaak mag je naar jezelf verwijzen? Of: hoe vaak moeten zij naar jou verwijzen?
  • Wanneer is de publicatie?
  • Mag er geredigeerd worden of niet?
  • Krijg je het nog te zien voor het gepubliceerd wordt?

Wat belangrijk is om af te spreken kan heel afhankelijk zijn van de samenwerking of publicatie.
Maak het lijstje en zorg dat al je vragen beantwoord worden in gesprekken of e-mailwisselingen. Blijf dat controleren.
Maak aan het eind wederom een samenvatting en leg deze ter goedkeuring voor.
Zo kunnen de onderhandelingen toch vriendelijk en natuurlijk verlopen, terwijl je ook enige controle houdt.

3. stel zelf een overeenkomst op

Geef aan de andere partij aan dat je vooraf graag goede afspraken wilt maken en het voor jou belangrijk is dat dit goed – en niet tussen neus en lippen door – gebeurt.
Geef duidelijk aan wat je wilt bespreken. Bedenk de rampscenario’s en zorg dat je deze punten op je lijst zet.
Hamer door als iemand zegt dat jullie daar later wel uit zullen komen. Want juist daar gaat het later mis… Als je er nu al niet uitkomt, waarom zou dat later dan wel goed gaan? Maak alles concreet.
Zorg dat je weet dat de persoon waarmee je afspraken maakt ook deze afspraken mag maken.
Geef het document een datum en zorg voor een duidelijk akkoord.

4. laat een overeenkomst opstellen

Zorg dat iemand de overeenkomst voor jou maakt.
Laat bij voorkeur iemand meeluisteren tijdens de onderhandelingen en het maken van de plannen.
Ontbreekt er iets,dan kunnen de gaten in dat gesprek meteen gevuld worden en ben je zeker van goede afspraken met zo min mogelijk risico.

——————————————————————————————-

Gratis checklist Samenwerkingsovereenkomst

checklist samenwerkingsovereenkomst mamamarketing charlotteslaw

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: samenwerken is een geweldige manier om elkaar te helpen.
Zolang je het maar goed regelt.
Met de Checklist Samenwerkingsovereenkomsten die we samen met Charlotte ontwikkelden, weet jij waar je op moet letten en waar je aan moet denken als je een samenwerking aangaat.

>> download hier gratis de Checklist Samenwerkingsovereenkomst van MamaMarketing en Charlotte’s Law <<

 

PS:
Bij deze nogmaals sorry aan alle bloggers die mee hebben gewerkt aan deze kinderfeestproducties: DaanErikaMetaIngedienMaike, Simone, HettyMarlous en Alja… jullie zijn, sommigen hoogzwanger, van heinde en verre naar Rotterdam gekomen om jullie knutsels en traktaties aan te leveren. Om dan twee jaar te moeten wachten op een productie waar je idee wel in staat, maar je naam niet wordt genoemd, is zuur.
Heel zuur.

avatar

About Diana van Ewijk

Diana van Ewijk is, naast blogaholic en Twitter addict, moeder van twee meisjes (2005 en 2008) én mede-eigenaar van online marketing & communicatiebureau WebVedettes. Diana zit vaak achter de Twitter, Facebook & Instagramknoppen, schrijft veel blogs en columns, neemt interviews af, is af en toe dagvoorzitter en vormt zo de voorkant van WebVedettes. WebVedettes helpt webwinkeliers te communiceren vanuit de mens achter hun merk, daarmee klanten te inspireren, adviseren en helpen en zo blijvend aan zich te verbinden.

, , , , , , , , , , ,

1 reactie bij Win-win? Heldere afspraken maken! (met gratis Checklist Samenwerkingsovereenkomsten)

  1. avatar
    Martine Bakx 17 april 2013 bij 21:50 #

    Neuriet met een bigsmile op haar gezicht het liedje “always look on the bright side of life”.

    Die Diana toch. Wat er ook gebeurt, altijd, maar dan ook altijd, positief.

    En hey Hetty oude studiemakker, wat had jij voor prachtigs gemaakt? Kunnen we dat nog bewonderen in je drukbezochte blog? Waarvan ik steeds foto’s van tegenkom op Pinterest?

Geef een reactie