Gewoon doen. Zo organiseer je een event. Dat is hoe we bij het Ka-ching collectief zijn begonnen, gewoon doen!
Wij willen samen een winkel beginnen? Gewoon doen!
Etsy Craft Party organiseren? Gewoon doen!
Nieuw initiatief? Gewoon doen! ?
Dat is een specifieke manier van werken, netjes gezegd.
Als je klein begint, en leert van je ervaringen, dan is het niet zo’n probleem.
Als je een muziekfestival voor 10.000 man organiseert… kun je beter op een andere manier beginnen.
Wij hebben ondertussen al heel wat geleerd van het ‘doen’. Hierbij delen wij met jullie de belangrijkste leermomenten en aandachtspunten voor het organiseren van een event. ?
Organiseer een event: de organisatie
In de ideale wereld zou je ruim op tijd beginnen met de organisatie. Dan zou je duidelijke doelen kunnen stellen, een draaiboek maken, en samen met je teamleden de taken verdelen.
Teamleden zijn voor doeners een onmisbaar aspect van de organisatie van een event. Als je alles maar ‘gewoon doet’, dan vergeet je nog wel eens iets…
De ideale teamleden zijn leuke mensen die eerlijke kritiek en feedback kunnen geven.
Mensen die net iets anders denken dan jij, waardoor je gedwongen wordt om aan dingen te denken die je zelf nog niet bedacht had.
Alle organisatoren en workshopleiders hadden een naambordje bij de Etsy Craft Party van het Ka-ching collectief.
Het is natuurlijk wel erg belangrijk dat je wel hetzelfde doel voor ogen hebt. Brainstormen, doelen stellen, een draaiboek maken, taken verdelen; een plan de campagne is een van de belangrijkste aspecten van een event. ?
Margriet en Annabel brengen de versiering aan voor het event begint.
Organiseer een event: deelnemers
Bezoekers die onder leiding van Astrid van Le Chat Crochet leren haken.
Bij elk event kan je wel wat extra handjes gebruiken: deelnemers, vrijwilligers, mensen die workshops geven, muzikanten, creatieven, partners, sponsors, al die mensen die het event maken.
In de ideale situatie benader je deze mensen zeer vroeg in het proces.
Via het lokale sufferdje, blogs, facebook, je eigen netwerk en het netwerk van al bestaande deelnemers, zo kom je er wel.
Zorg vooral dat het duidelijk is voor de deelnemers wat zij moeten doen!
Een draaiboek en een aanspreekpunt zijn daarvoor noodzakelijk. Er is niets vervelender dan een huis vol vrijwilligers die geen idee hebben wat ze moeten doen.
In een ideale situatie geef je als organisator leiding aan de deelnemers en vrijwilligers, en ‘doe’ je zelf dus minder. Voor grotere events kan je niet zelf de hoofdact zijn, tenzij je iemand anders inschakelt als organisator. ?
Organiseer een event: bezoekers
Hartstikke leuk dat alles perfect staat en goed georganiseerd is.
Maar zonder bezoekers heb je er niet zo veel aan…
Bedenk wat voor soort bezoekers je zou willen hebben; bezoekers die dingen kopen, hippe bezoekers, bezoekers die actief deelnemen, bezoekers die dansen, enzovoorts.
De volgende stap is dat je je bedenkt wat deze bezoekers lezen.
Hoe komen zij aan hun informatie? Lezen ze blogs? Magazines? Of het lokale sufferdje? Waar komen ze vandaan?
Stap drie is duidelijk; zorg dat jouw bezoekers over je lezen.
Zorg dat ze je kunnen vinden als ze ‘mega te gekke markt in December’ intoetsen op Google.
Als je partners hebt, zet ze dan in. Zij willen vast wel iets voor je publiceren.
Om het overzichtelijk te houden, kun je een Excel document bijhouden in Dropbox, Skydrive of Google Docs. Zo hoef je geen dubbel werk te doen en kunnen alle teamleden als ze tijd hebben zien wat er nog gedaan moet worden. ?
Organiseer een event: evaluatie
En daar gaan we dan, de evaluatie.
Het is erg belangrijk om de verbeterpunten te benoemen.
Kon de decoratie beter? Hoe waren de bezoekers bij het evenement gekomen? Kochten ze iets? Wat vonden de deelnemers er van? Zijn we in de pers geweest? En kunnen we daar leuk over twitteren en facebooken?
Als je het goed hebt gedaan kan je ook na het evenement nog veel waarde halen uit je succes.
Je hebt natuurlijk visitekaartjes uitgedeeld aan bezoekers en pers, die nu allemaal op je blog en website een kijkje kunnen nemen.
Als ze mega super geïnteresseerd waren, hebben ze zich zelfs ingeschreven op je email nieuwsbrief. Hierdoor kan je ze heel makkelijk uitnodigen voor volgende events.
Ook van al je vrijwilligers heb je de contactgegevens, en omdat ze allemaal lekker wat eten, drinken en een bedankje hebben gekregen, staan ze bij het volgende event te trappelen om weer deel te nemen.
De mooie foto’s deel je op social media en de artikelen uit magazines zet je op je website. Zo’n succesvol organisatiebureau wil iedereen inschakelen!
Dit is het ideale scenario.
Als je hier iets van mist, kom je het tegen tijdens de evaluatie.
Het enige waar je dan nog op hoeft te letten, is dat je het de volgende keer beter doet.
Geen probleem lijkt ons.
Organiseer een event: checklist
> download de gratis Checklist Organiseer een Event
In deze checklist vind je alles wat we hier genoemd hebben en meer.
Print uit en hang boven je bureau als je je (eerste) event aan het voorbereiden bent!
Veel succes!
Reageren is niet meer mogelijk